Stijlvolle Trouwkaarten > Hoe organiseer je een drive-in receptie?

Hoe organiseer je een drive-in receptie?

drive-in receptie

De bruiloft is verzet en er wordt wel voor de burgerlijke stand getrouwd? Door het coronavirus kan de bruiloft niet verlopen zoals gepland? Niet iedereen kon er bij zijn? Dan is het organiseren van een drive-in receptie een geweldig idee. Een bijzondere receptie waar je elke bruidspaar veel plezier mee doet.

Jo-Anne heeft voor haar eigen nichtje Ilse & Dennis een drive-in receptie geregeld. Omdat zij jaren lang professioneel ceremoniemeester is geweest zou zij de ceremoniemeester zijn op deze bruiloft. De bruiloft is verzet maar er werd wel getrouwd voor de burgerlijke stand. Daarom organiseerde Jo-Anne 's avonds een drive-in receptie zodat familie en vrienden ze konden feliciteren. Dit werd zeer gewaardeerd en was een complete verrassing. Haar ervaringen deelt ze met jou.

Stap 1: Bepaal tijd en plaats

Kijk goed naar de planning van de dag om te bepalen welk tijdstip het handigst is. Ik heb gekozen voor 19.30 uur omdat iedereen dan net gegeten heeft en na de drive-in receptie nog iets aan de avond heeft. 
Op welke plaats is de drive-in receptie? Het belangrijkste is dat je geen ander verkeer hindert. Zorg dat er geen opstoppingen komen. Voor de plaats kun je het huis van het bruidspaar kiezen. Ik heb gekozen voor een bedrijventerrein waar het familiebedrijf van de bruidegom is gevestigd, zodat we alles bij de hand hadden voor de styling etc. Hier werden we ook niet gehinderd door ander verkeer.

Stap 2: Stuur app bericht rond

Maak een app berichtje met daarin de vermelding van de tijd en plaats. Leg uit wat de bedoeling is omdat niet veel mensen weten wat een drive-in receptie is. In ons appje had ik de volgende tekst gezet:

Lieve familie en vrienden van Ilse & Dennis,
D.V. vrijdag 8 mei trouwen Ilse & Dennis voor de wet 💍.
Ook al kunnen we er niet allemaal bij zijn; toch willen we deze dag héél speciaal voor hen maken.
Helpen jullie daaraan mee?
 
---andere leuke verrassingen die ik hier weg laat---
 
- KOM NAAR DE DRIVE-IN RECEPTIE
Familie, vrienden en iedereen die in de buurt woont nodigen we hartelijk uit voor
de unieke drive-in receptie 🚗🚘🚙 bij *** aan de ***straat 9 in ***.
Vanaf 19.30 uur kunt u Ilse en Dennis hier vanuit uw auto feliciteren.
Het is mogelijk een cadeautje 🎁 voor hen neer te zetten.
Laten we zo met elkaar toch een unieke dag voor hen organiseren!
 
Hartelijke groet van de ceremoniemeesters:
Edith *** (06-********)
Jo-Anne van der Lelij (06-********)
 
* Stuur dit bericht door naar familie, vrienden en bekenden van Ilse & Dennis! 
 

Stap 3: Bepaal de stylng

Bedenk een leuke setting voor het in ontvangst nemen van de felicitaties. Let op dat er van 1,5 meter afstand langs gereden kan worden. 
Wij hadden gekozen voor een leuk bankje met daarnaast 2 planten en een loper. Hier kun je natuurlijk helemaal mee uit je dak gaan en een bijzondere setting maken.

drive-in receptie

Stap 4: Bestel een welkomstbord

Welkomstborden zijn een onmisbare trend voor bruiloften, maar natuurlijk mag een welkomstbord ook niet ontbreken op een drive-in receptie. Ik heb een welkomstbord gemaakt die matcht met de trouwkaart van het bruidspaar. Je kunt bij Stijlvolle Trouwkaarten eigen posters en borden maken.
Maak een welkomstbord

Stap 5: Vraag de fotograaf

Is er op die dag een officiële fotograaf aanwezig? Breng de fotograaf op de hoogte van deze verrassingsactie. Vraag of de fotograaf daar ook bij aanwezig wil zijn. Onze fotograaf woonde in dezelfde plaats dus kwam met liefde nog even een half uurtje extra langs. De extra kosten mag hij met het bruidspaar regelen. Dit heb ik eerlijk tegen hem gezegd.

Stap 6: Zorg voor publiciteit

Dit is natuurlijk iets heel bijzonders: een drive-in receptie. Hoe leuk is het dan als er een foto in de krant komt te staan. Het is ons ook gelukt met de plaatselijke kranten. Zoek via het web naar plaatselijke kranten en stuur een mail. Dit was de mail die ik heb verstuurd:

Beste ***,
Op vrijdag 8 mei zouden Dennis & Ilse trouwen. Ilse komt uit *** en Dennis uit ***.
Vanaf 8 mei gaan zij in uw gemeente wonen.
 
Zij hebben besloten om alleen voor de wet te trouwen en hun bruiloft *** augustus te vieren.
Om deze dag toch bijzonder te maken hebben wij een unieke drive-in receptie bedacht.
 
IS DIT NIEUWSWAARDE VOOR UW KRANT?
 
Familie en vrienden rijden vrijdagavond vanaf 19.30 uur langs het bruidspaar om
vanuit de auto het bruidspaar te feliciteren.
Deze drive-in receptie vindt plaats ter hoogte van *** , ***straat 9 in ***.
 
Hartelijk welkom! Als u nog een vraag heeft, dan hoor ik het graag.
 
Hartelijke groet,
Jo-Anne van der Lelij

drive-in receptie

Stap 7: Regel een bedankje

Het is erg leuk om aan het eind de mensen in de auto's nog een bedankje te geven. Dit kan iets kleins zijn. Wij hebben gekozen voor een ijsje omdat het een warme dag was. Zorg dat het bedankje zelf gepakt kan worden of vanaf 1,5 meter aangereikt kan worden. Regel 1 persoon die deze bedankjes uitdeelt.

Stap 8: Hoe komt het bruidspaar daar?

Organiseer hoe het bruidspaar op de juiste tijd en plaats aanwezig is. Als dit voor hun huis is, dan hoef je alleen maar aan te bellen. Het is wel handig als je even van te voren laat weten dat er nog een verrassing komt zodat ze zich er klaar voor kunnen maken. Wij hebben om 19.00 uur aangekondigd dat Ilse & Dennis over een half uur op de locatie moesten zijn. Ze waren erg verrast en hadden dit niet verwacht.

Moeder van de bruid: "Het was al een prachtige dag maar dit was echt de klap op de vuurpijl. Dank!"

Stap 9: Geniet van de receptie

Tijdens de drive-in receptie heb ik er opgelet dat iedereen zich aan de 1,5 meter afstand hield. Verder hebben we ontzettend genoten van de onderlinge banden en betrokkenheid.

Tot slot mag je de styling weer opruimen en zullen de cadeautjes naar huis moeten worden gebracht. Wij moesten ook vegen want er waren een aantal party poppers afgeschoten.

Fotocredit: Dennis Esselink Fotografie

Wat zou ik de volgende keer anders doen?

Dit was de 1e keer dat ik een drive-in receptie organiseerde. Het idee had ik van weddingplanner Gerina van Vier je geluk. Zij heeft mij goede tips gegeven omdat zij meer ervaring had. De volgende keer zou ik duidelijker aangeven tussen welke tijdstippen mensen langs kunnen rijden. Ik had nu vanaf 19.30 uur gezet en dat was te vrijblijvend. Ik had beter tussen 19.45 uur en 20.00 uur kunnen zetten. Gelukkig kwamen mensen redelijk achter elkaar. Er stonden steeds 6 auto's in de rij en daardoor had het bruidspaar tijd om met iedereen een praatje te maken. Gasten hoefden niet lang te wachten.

Dit kun je ook doen!

Zo kun je het ook aanpakken. Ik heb voor de volgende 2 ideeen niet gekozen omdat het niet paste bij de daggasten van dit bruidspaar, maar misschien wel leuk voor jouw bruidspaar.
Idee 1: Alle auto's versieren. Vraag aan familie en vrienden of ze hun auto feestelijk willen versieren. Dit geeft een extra vrolijk accent.
Idee 2: Verzamel alle auto's op 1 bepaalde plek en rijd daarna naar het bruidspaar. Leuk om met elkaar in een lange stoet te rijden.